通過(guò)rfid管理系統進(jìn)行檔案的管理,排架,借還等功能
來(lái)襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用 好”。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時(shí)代的智能檔案館，想“用好”檔 案文獻就是必須在大數據環(huán)境中建設以用戶(hù)為中心提供服務(wù)的檔案館。如果說(shuō)檔案數據是“魚(yú)”， 以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚(yú)”，在大數據時(shí)代，檔案部門(mén)面對的檔案數量規模大、 種類(lèi)繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚(yú)”。因而，智能檔案館 的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將 館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò )、數據以及用戶(hù)統一在智能網(wǎng)絡(luò )中，達到有效挖掘、整合、利用各互動(dòng)要素 產(chǎn)生的海里結構化與非結構化的數據目的。
RFID智能檔案管理系統
通常情況下，檔案館在實(shí)施 RFID 技術(shù)以后，在同樣的數目或更少的館員的情況下，檔案 館的資料管理質(zhì)量會(huì )大大地提高。目前，國內已有多家省檔案館已經(jīng)實(shí)施 RFID 系統，并已經(jīng) 穩定開(kāi)始使用。國家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場(chǎng)等單位也已經(jīng)在陸續試點(diǎn)過(guò)程中。未來(lái)，將 會(huì )有更多的 RFID 智能化檔案館進(jìn)入實(shí)施階段。國內檔案館都存在管理能力不足的情況，歸納后大致有如下問(wèn)題：檔案管理大多還是停留在目視管理的階段普遍缺乏自動(dòng)識別手段，不利于盤(pán)點(diǎn)工作展開(kāi)；檔案館普遍對于實(shí)體檔案庫有無(wú)、位置等情況缺乏準確把握；無(wú)從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制；檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時(shí)長(cháng)；檔案查閱耗時(shí)長(cháng)，查閱準確率難以達到要求； 檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué) 公共檔案利用率不高；檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風(fēng)險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過(guò)期檔案管理滯后，過(guò)期檔案銷(xiāo)毀不及時(shí)；檔案流動(dòng)管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生
RFID 是RFID智能檔案管理系統建設項目的核心技術(shù)，采用 RFID 射頻識別技術(shù)。RFID 射頻識別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)應用技術(shù)的核心基礎技術(shù)，該技術(shù)的原理是通過(guò) RFID 發(fā)射器發(fā)射無(wú)線(xiàn)電波，激活 RFID 標簽震蕩電路，產(chǎn)生電流，進(jìn)而對芯片中的存儲信息進(jìn)行讀寫(xiě)的新一代標簽身份識別技術(shù)，是面向21 世紀的新型實(shí)用技術(shù)，在技術(shù)應用上，其承載信息量大、無(wú)需接觸式識別、可一次識讀多個(gè)標簽、讀寫(xiě)速度高的特點(diǎn)，越來(lái)越廣泛得到社會(huì )的認可，并正在取代條形碼與磁條技術(shù)，相比條形碼與磁條技術(shù)而言，RFID 標簽擁有絕對優(yōu)勢，對比如下：快速掃描，條形碼一次只能有一個(gè)條形碼受到掃描;RFID 讀寫(xiě)器可同時(shí)辨識讀取數個(gè)RFID 標簽。體積小型化、形狀多樣化：RFID 在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外，RFID 標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應用于不同產(chǎn)品。
抗污染能力和耐久性，傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID 對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID 卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損?？芍貜褪褂?，現今的條形碼印刷上去之后就無(wú)法更改，RFID 標簽則可以重復地新增、修改、刪除 RFID 卷標內儲存的數據，方便信息的更新。
穿透性和無(wú)屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，RFID 能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒(méi)有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼；數據的記憶容量大，一維條形碼的容量是 50Bytes，二維條形碼最大的容量可儲存 2至 3000 字符，RFID 最大的容量則有數 MB，目前通用的 RFID 標簽容量為 1K。隨著(zhù)記憶載體的發(fā)展，數據容量也有不斷擴大的趨勢。未來(lái)物品所需攜帶的信息量會(huì )越來(lái)越大，對卷標所能擴充容量的需求也相應增加；安全性，由于 RFID 承載的是電子式信息，其數據內容可經(jīng)由密碼保護，使其內容不易被偽造及變造。
RFID智能檔案管理系統建設步驟，建設RFID智能檔案管理系統網(wǎng)絡(luò )運行環(huán)境RFID智能檔案管理系統運行于檔案館的內部網(wǎng)絡(luò )之上，采用符合標準 TCP/IP 協(xié)議的百兆以太網(wǎng)。相應檔案管理系統和檔案館 RFID 智能管理系統均運行在這個(gè)內部網(wǎng)絡(luò )，RFID 智能管理系統的各個(gè)終端設備是網(wǎng)絡(luò )上執行不同任務(wù)的客戶(hù)終端。
除了標準的百兆以太網(wǎng)之外，由于 RFID 系統中使用了智能盤(pán)點(diǎn)車(chē)等設備，因此系統的網(wǎng)絡(luò )運行環(huán)境建議采用有符合 802.1x 標準的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )的范圍需要覆蓋檔案館館藏的所處的物理空間位置同時(shí)檔案館管理系統的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境也要接入互聯(lián)網(wǎng)。這樣檔案調撥人員可以在互聯(lián)網(wǎng)上完成查閱檔案、續借檔案等操作;并且，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，可以對系統進(jìn)行遠程維護，并提供在線(xiàn)技術(shù)服務(wù)。
部署檔案館RFID智能檔案管理系統硬件設備 ，RFID 硬件設備均采用 RFID 核心讀寫(xiě)技術(shù)，并根據各自不同的功能需求實(shí)現相應功能，這些設備包括：安全監測門(mén)、館員工作站、移動(dòng)式/便攜式館員助理(移動(dòng)盤(pán)點(diǎn)車(chē))、RFID 標簽轉換系統設備、RFID 便攜式手持盤(pán)點(diǎn)機等。各個(gè) RFID 終端設備均作為一個(gè)客戶(hù)終端接入系統網(wǎng)絡(luò )。
RFID 應用服務(wù)器平臺，實(shí)現RFID智能檔案管理系統設備及應用系統的實(shí)時(shí)監控RFID智能檔案管理系統采用了多個(gè) RFID 系統設備，并集成了相應檔案館管理系統、RFID 應用軟件系統以及監控系統、門(mén)禁系統、溫濕度控制系統、智能密集架系統等系統。搭建 RFID 應用服務(wù)器平臺，平臺將對 RFID 系統的各個(gè)終端設備進(jìn)行實(shí)時(shí)監控管理，并對各個(gè)應用系統之間的數據交互進(jìn)行監控管理。應用服務(wù)器平臺實(shí)現了對各設備和應用系統及時(shí)狀態(tài)的查看，并實(shí)現了對歷史紀錄的報表和統計功能。
RFID 中間件技術(shù)搭建系統集成平臺，保障各系統的數據交互通暢，檔案館RFID智能檔案管理系統需要多個(gè)系統的高效集成來(lái)實(shí)現，不同異構的系統之間將需要進(jìn)行一定的數據交換。通過(guò)運用 RFID 中間件技術(shù)搭建的系統集成平臺除了能解決不同系統之間的數據接口問(wèn)題，同時(shí)也可對各個(gè)終端設備的讀寫(xiě)操作進(jìn)行控制。 建設檔案館 RFID智能檔案管理系統應用軟件，實(shí)現檔案流通管理及館藏管理；檔案館 RFID智能檔案管理系統的各個(gè)設備終端均需要有相對應的應用軟件系統得支持來(lái)實(shí)現比較復雜的業(yè)務(wù)應用流程。RFID 終端設備以及應用軟件系統將完成檔案調撥功能(借閱歸還)，并需要實(shí)現智能標簽初始化、智能安全檢測系統以及檔案查找、順架以及館藏盤(pán)點(diǎn)等功能。